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全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試備考攻略(Excel)

學(xué)生處 管露菁

  Excel作為操作題的難點(diǎn),考生所需要掌握的知識(shí)點(diǎn)比較多,因此,考生一定要有計(jì)劃的、技巧的和毅力的備考,在練題的時(shí)候才會(huì)有信心、有成就、有喜悅。Excel主要考查考生對(duì)數(shù)據(jù)的處理,總結(jié)Excel易錯(cuò)點(diǎn)如下:

  一、套用表格格式

  1、常規(guī)考點(diǎn):套用指定的表格格式、鑲邊行/列、匯總行、轉(zhuǎn)換為區(qū)域等。特別提醒:套用表格樣式時(shí)不能選擇合并居中的單元格標(biāo)題。

  2、轉(zhuǎn)換為區(qū)域:光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi),切換到[表格工具/設(shè)計(jì)]選項(xiàng)卡[工具]組中選擇[轉(zhuǎn)換為區(qū)域]。

  3、應(yīng)用指定的樣式:為指定的單元格設(shè)定預(yù)設(shè)的樣式,快速的統(tǒng)一字體、字號(hào)、邊框、顏色等。

  二、高級(jí)篩選

  高級(jí)篩選要注意設(shè)置列表區(qū)域、條件區(qū)域、復(fù)制區(qū)域。在[列表區(qū)域]選擇需要篩選的數(shù)據(jù)源區(qū)域,在[條件區(qū)域]框選擇篩選所在的區(qū)域,將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置。提別提醒:難點(diǎn)在于條件的書(shū)寫(xiě),同行表示“且”,不同行表示“或”,同時(shí)高級(jí)篩選應(yīng)該在結(jié)果所在的表格中進(jìn)行。

  三、 分類(lèi)匯總

  基本考點(diǎn):分類(lèi)字段、匯總方式、選定匯總項(xiàng)、數(shù)據(jù)不分頁(yè)。按照[分類(lèi)字段]進(jìn)行排序,[數(shù)據(jù)]選項(xiàng)卡進(jìn)行分類(lèi)匯總,選定匯總項(xiàng)進(jìn)行取消勾選每組數(shù)據(jù)分頁(yè)。提別提醒:分類(lèi)匯總之前,必須先把匯總方式進(jìn)行排序。如果分類(lèi)匯總是灰色的,則說(shuō)明套用了表格樣式,選中表格并單擊右鍵轉(zhuǎn)換為區(qū)域。

  四、數(shù)據(jù)透視表

  1、數(shù)據(jù)分組主要分為兩種:一是對(duì)日期(按月、季度),二是對(duì)數(shù)值(求數(shù)值區(qū)間的信息個(gè)數(shù))。操作步驟為:行標(biāo)簽設(shè)置為日期或數(shù)值,然后選中任意一個(gè)單元格單擊右鍵[創(chuàng)建組],按照題目要求設(shè)置。

  2、數(shù)據(jù)透視表的匯總方式:?jiǎn)螕羟蠛晚?xiàng)字段名稱(chēng)右側(cè)的下拉箭頭進(jìn)行值字段設(shè)置,選擇值匯總方式或值顯示方式,計(jì)算類(lèi)型列表框中選擇需要的匯總方式。

  3、顯示報(bào)表篩選頁(yè):行列標(biāo)簽設(shè)置好之后,[所屬區(qū)域]放在報(bào)表篩選,數(shù)據(jù)透視表工具選項(xiàng)卡進(jìn)行選項(xiàng)顯示列表篩選頁(yè)。

  4、數(shù)據(jù)透視表的顯示:光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)透視表選擇[數(shù)據(jù)透視圖/工具]選項(xiàng)卡,打開(kāi)或關(guān)閉“字段列表,+/-按鈕,字段標(biāo)題”

  五、數(shù)據(jù)工具

  1、為單元格輸入提示信息:完成[允許]輸入信息后就切換到[輸入信息],[標(biāo)題]文本框中輸入提示信息的標(biāo)題,[輸入信息]文本框中輸入具體的提示信息。

  2、合并計(jì)算:選擇計(jì)算函數(shù)點(diǎn)擊引用按鈕選擇數(shù)據(jù),單擊添加按鈕勾選[首行]和[最左列]。特別提醒:如果想讓合并后的數(shù)據(jù)更新而自動(dòng)更新,可勾選“創(chuàng)建指向源數(shù)據(jù)的鏈接”

  3、定位錯(cuò)誤值:定位完成后光標(biāo)不要點(diǎn)擊其他位置,輸入結(jié)果后,一定要按[Ctrl+Enter]進(jìn)行批量填充,定位空值的方法與之類(lèi)似。

  4、設(shè)置出錯(cuò)警告信息:點(diǎn)擊[出錯(cuò)警告]],[樣式]選擇[停止]選項(xiàng),[標(biāo)題]文本框輸入警告信息標(biāo)題,[錯(cuò)誤信息]文本框中輸入具體的錯(cuò)誤原因以及提示。

  六、錄制宏

  錄制宏是近兩年考試的新考點(diǎn),考察次數(shù)不多,但可能會(huì)成為考試趨勢(shì),考生需要關(guān)注。[視圖]選項(xiàng)卡點(diǎn)擊[宏],選擇[錄制宏]輸入[宏名稱(chēng)]和[快捷鍵]切換到[開(kāi)始]選項(xiàng)卡,設(shè)置[條件格式]選中D列按快捷應(yīng)用宏。

  七、函數(shù)公式第

  1、rank排名函數(shù):求某個(gè)數(shù)據(jù)在指定區(qū)域中的排名,書(shū)寫(xiě)規(guī)則:=rank(排名對(duì)象,排名的數(shù)據(jù)區(qū)域,升序或者降序)。

  2、邏輯判斷函數(shù):根據(jù)邏輯判斷是否,返回兩種不同的結(jié)果,書(shū)寫(xiě)規(guī)則:if(邏輯判斷語(yǔ)句,邏輯判斷“是”返回的結(jié)果,邏輯判斷“否”返回的結(jié)果)。特別提醒:寫(xiě)if函數(shù)的多層嵌套時(shí),一定要注意不能少括號(hào),條件或返回結(jié)果為文本時(shí),一定要加雙引號(hào)。

  3、條件求個(gè)數(shù)函數(shù)

  1)countif單條件求個(gè)數(shù)函數(shù):求指定區(qū)域中滿(mǎn)足單個(gè)條件的單元格個(gè)數(shù),書(shū)寫(xiě)規(guī)則:=countif(區(qū)域,條件)。

  2)countifs多條件求個(gè)數(shù)函數(shù):求指定區(qū)域中滿(mǎn)足多條件的單元格個(gè)數(shù),書(shū)寫(xiě)規(guī)則:=countifs(區(qū)域1,條件1,區(qū)域2,條件2)。

  4、vlookup查詢(xún)函數(shù):在指定區(qū)域的首列沿垂直方向查找指定的值,返回同一行中的其他值,書(shū)寫(xiě)規(guī)則:=vlookup(查詢(xún)對(duì)象,查詢(xún)時(shí)的數(shù)據(jù)區(qū)域,結(jié)果所在的列數(shù),精確匹配或者近似匹配)。

  5、文本函數(shù)

  1)left/right從左/右側(cè)取文本函數(shù):從文本左/右側(cè)起提取文本中的指定個(gè)數(shù)的字符,書(shū)寫(xiě)規(guī)則:=left/right(要提取的字符串,提取的字符數(shù))。

  2)mid從中間取文本函數(shù):從文本中間提取文本中的指定個(gè)數(shù)的字符,書(shū)寫(xiě)規(guī)則,=mid(要提取的字符串,從第幾位開(kāi)始提取的字符數(shù))。特別提醒:mid函數(shù)提取的結(jié)果是文本,不能直接參與計(jì)算,如果參與計(jì)算需要先+0進(jìn)行轉(zhuǎn)換,&為文本連接符。

  3)text文本轉(zhuǎn)化函數(shù):將指定的數(shù)字轉(zhuǎn)化為特定格式的文本,書(shū)寫(xiě)規(guī)則:=text(字符串,轉(zhuǎn)換的格式)

  Excel考察比較多的函數(shù)(left、rank、vlookup等),真題練習(xí)一定要自己理清楚考點(diǎn),如果所考察的函數(shù)不會(huì)操作,可以輸入函數(shù)后根據(jù)提示試一試,可能可以做出來(lái)。考生在備考期間一定要找到合適自己的學(xué)習(xí)方法與技巧,規(guī)定時(shí)間內(nèi)去做真題,然后對(duì)錯(cuò)題進(jìn)行分析歸類(lèi)。

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